APRENDA A TORNAR AS REUNIÕES DE TRABALHO MAIS PRODUTIVAS

Atrasam para começar, demoram para terminar e nada se define. Nada pior do que reuniões improdutivas e que só atrapalham a rotina da equipe. Se a situação te soou familiar, pode ser que você esteja desperdiçando tempo dos seus colaboradores.

Primeiramente, vamos elencar alguns problemas que podem ser causa de tornarem as reuniões da sua empresa uma total perda de tempo:

Falta de Pontualidade

Um hábito já naturalizado na cultura brasileira é o atraso. Claro que existem os imprevistos, os acidentes, as emergências, mas são exceções. Os atrasos por negligência costumam ser os mais recorrentes e já causam tensão antes mesmo da reunião começar.

Falta de Planejamento e de Foco

Começar com um assunto, emendar em outro, lembrar de uma piada que tem a ver com o tema, voltar para o primeiro assunto… Quer mais perda de tempo que isso? Ter em mãos uma pauta dos assuntos e tópicos a serem tratados e definir prioridades entre eles, que podem ser por urgência, abrangência, pertinência, etc, é fundamental. Além disso, a prática de perguntar “o que isso contribui com nosso trabalho?” quando algo parecer fora do contexto podem evitar muitos problemas.

Falta de Ordem Durante a Fala

Para que a reunião não se torne uma disputa de quem fala mais e mais alto, mas também não prive ninguém de participar e colaborar, uma solução é definir um mediador: uma pessoa responsável por decidir quem tem a palavra.

Agora temos para você algumas dicas que, se forem colocadas em prática, podem ajudar a tornar suas reuniões mais produtivas:

1. Reunião Precisa de Líder

Mesmo que a reunião não tenha sido convocada por um funcionário de nível hierárquico superior, ela precisará de um mediador para fazer a discussão fluir. Considere escolher alguém que seja respeitado pela maioria do grupo, que tenha um perfil pacificador e que possua experiência em reuniões.

2. Busque Ficar Offline

Estabeleça a regra de deixar ao máximo aparelhos como smartphones, tablets e notebooks deligados durante a reunião. Salvo nos casos em que o participante precisa a todo momento estar disponível devido as características da sua função, o restante deverá sempre tentar aproveitar ao máximo aquele momento para garantir que a reunião não seja tempo perdido por conta de distrações como resposta de e-mails.

3. Cuide do Número de Participantes

Pesquisas realizadas nos Estados Unidos demonstram que o melhor formato para reuniões úteis e produtivas é visto naquelas que apresentam ao menos 4 pessoas e no máximo 7. O motivo pode ser identificado pela necessidade da pluralidade de pontos de vista (ao menos 4 diferentes) e os pontos negativos de um grande grupo com interesses diferentes reunidos (mais de 7). 

4. Mude o Ambiente

A reunião não depende de apresentações de vídeos, gráficos e apresentações? Tente mudar o ambiente da reunião. Por que não se reunir no jardim da empresa ou em um lugar tranquilo e mais reservado?

5. Faça um Resumo da Reunião

Não há nada pior do que uma reunião em que muitos assuntos são tratados, ideias surgem, todos estão motivados, mas que no final, diante de tantas informações, a maioria já se perdeu.

Para evitar esse esquecimento e dispersão de ideias, utilize os últimos minutos da reunião para fazer uma recapitulação das diretrizes principais e das obrigações acordadas com cada um, além disso, delegue as funções e compartilhe os materiais necessários para a execução do trabalho.

6. Faça Reuniões Mais Curtas

Para evitar a correria (que também pode virar desperdício de tempo), busque realizar um número maior de reuniões, fazendo a divisão de pautas de forma mais objetiva e inteligente. No final, o tempo total gasto deverá ser menor do que com menos, mas longas reuniões.

Observando os pontos que listamos e colocando em prática essas dicas, é possível começar a criar a mentalidade de que reuniões não são obrigações dolorosas, mas sim oportunidades de colaborar e aproveitar ao máximo os talentos da sua equipe.

Créditos: Com Informações do Blog do Sebrae MS